Zeiterfassung für Selbstständige: So funktioniert es
Zeiterfassung ist für Selbstständige mehr als Bürokratie — sie ist die Basis für korrekte Abrechnung, Projektprofitabilität und Steuerunterlagen. Hier findest du Vorlagen, Tools und einen einfachen Workflow der keine Zeit kostet.
Was du bekommst:
- Excel-Vorlage vs. App: Was für wen sinnvoll ist
- Rechtliche Anforderungen an die Zeiterfassung
- Wie du nicht-abrechenbare Zeit minimierst
Zeiterfassungs-Vorlage — Struktur
- Spalten: Datum, Projekt/Kunde, Tätigkeit (kurze Beschreibung), Startzeit, Endzeit, Dauer
- Abrechenbar ja/nein: Markierung welche Stunden dem Kunden berechnet werden
- …
Häufige Fragen
Sind Selbstständige zur Zeiterfassung verpflichtet?
Nicht generell — aber bei Stunden-Abrechnung gegenüber Kunden oder Behörden musst du Nachweise vorlegen können. Viele Auftraggeber verlangen Stundennachweise.
Wie erfasse ich Zeiten für mehrere Kunden gleichzeitig?
Gar nicht — Multitasking in der Zeiterfassung ist eine Falle. Immer nur ein Timer aktiv, Wechsel sauber dokumentieren. Toggl und Clockify unterstützen das gut.
Was mache ich mit nicht-abrechenbaren Stunden?
Trotzdem erfassen — als "intern" oder "Akquise" kategorisieren. So siehst du wie viel Zeit Verwaltung kostet und kannst deinen effektiven Stundensatz berechnen.